Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)
Temukan jawaban atas pertanyaan umum seputar platform pengadaan Ardindo.
Tentang Platform
Ardindo adalah platform pengadaan barang dan jasa berbasis digital yang dirancang khusus untuk instansi pemerintah dan lembaga publik di Indonesia. Platform ini menghubungkan instansi pemerintah dengan vendor/mitra penyedia barang dan jasa secara transparan, akuntabel, dan efisien.
Ardindo bukan marketplace umum. Platform ini difokuskan untuk proses pengadaan pemerintah (B2G dan B2B antar-vendor) dengan fitur seperti alur persetujuan PPK, verifikasi vendor, manajemen faktur pajak, serta kepatuhan terhadap regulasi pengadaan pemerintah.
Ardindo adalah platform resmi yang beroperasi sesuai ketentuan hukum yang berlaku di Indonesia, termasuk peraturan pengadaan barang/jasa pemerintah. Seluruh transaksi yang terjadi di platform ini dapat dipertanggungjawabkan secara administratif dan hukum.
Anda dapat menghubungi kami melalui halaman Kontak, email resmi, atau WhatsApp yang tertera di footer halaman ini. Tim kami siap membantu pada hari kerja Senin–Jumat pukul 08.00–17.00 WIB.
Pendaftaran & Akun
Klik tombol "Daftar" di pojok kanan atas halaman, lalu pilih jenis akun yang sesuai: Pembeli (instansi pemerintah) atau Vendor/Mitra. Isi formulir pendaftaran dengan data yang valid, lalu verifikasi email Anda untuk mengaktifkan akun.
Ya, pendaftaran akun di Ardindo sepenuhnya gratis untuk semua jenis pengguna, baik pembeli maupun vendor.
Akun Pembeli digunakan oleh instansi pemerintah atau lembaga publik untuk melakukan pengadaan barang/jasa. Akun Vendor digunakan oleh perusahaan atau badan usaha yang ingin menawarkan produk/jasa kepada instansi pemerintah melalui platform Ardindo.
Di halaman login, klik tautan "Lupa Password". Masukkan alamat email yang terdaftar, lalu ikuti instruksi yang dikirimkan ke email Anda untuk membuat password baru.
Periksa folder Spam atau Junk Mail Anda. Jika tetap tidak ada, pastikan alamat email yang Anda masukkan sudah benar, atau gunakan fitur "Kirim Ulang Email Verifikasi" di halaman akun Anda.
Masuk ke akun Anda, lalu buka menu Profil atau Pengaturan Akun. Di sana Anda dapat memperbarui nama, alamat, nomor telepon, dan informasi lainnya. Beberapa data seperti email mungkin memerlukan verifikasi ulang setelah diubah.
Berbelanja Produk
Gunakan kotak pencarian di bagian atas halaman, atau telusuri produk melalui kategori yang tersedia. Anda dapat memfilter hasil pencarian berdasarkan kategori, harga, lokasi vendor, dan ketersediaan stok.
Ya, Ardindo memiliki fitur Wishlist. Klik ikon hati pada produk yang ingin disimpan. Produk yang disimpan dapat dilihat kembali di halaman Wishlist di dashboard akun Anda.
Platform Ardindo mendukung penggunaan kupon diskon yang dapat diterbitkan oleh vendor atau administrator platform. Masukkan kode kupon pada halaman checkout jika Anda memilikinya.
Ya, Ardindo memiliki fitur negosiasi harga. Anda dapat mengajukan penawaran harga kepada vendor secara langsung melalui platform. Vendor kemudian dapat menerima, menolak, atau mengajukan penawaran balik.
Ya, beberapa vendor menyediakan produk digital seperti lisensi perangkat lunak, dokumen, atau layanan berbasis digital. Produk digital dapat diakses setelah pembayaran dikonfirmasi.
Item dalam keranjang belanja tidak kadaluarsa, namun ketersediaan produk bergantung pada stok dari vendor. Disarankan untuk segera melanjutkan ke proses checkout agar tidak kehabisan stok.
Pembayaran
Ardindo mendukung berbagai metode pembayaran termasuk transfer bank, virtual account, dan metode lain yang tersedia melalui gateway pembayaran yang terintegrasi. Pilihan metode pembayaran dapat berbeda tergantung nilai transaksi dan kebijakan instansi Anda.
Ya. Ardindo menggunakan enkripsi SSL untuk melindungi seluruh data transaksi. Proses pembayaran ditangani oleh penyedia layanan pembayaran berlisensi. Data kartu atau rekening Anda tidak disimpan langsung di server Ardindo.
Batas waktu pembayaran bervariasi tergantung metode yang dipilih. Umumnya berkisar antara 1–24 jam untuk virtual account. Jika melewati batas waktu, pesanan akan otomatis dibatalkan.
Jika pembayaran gagal, pesanan tidak akan diproses. Anda dapat mencoba kembali dengan metode pembayaran yang sama atau berbeda. Jika dana sudah terpotong tetapi status pesanan belum berubah, hubungi layanan pelanggan kami dengan menyertakan bukti transaksi.
Setelah pembayaran berhasil, faktur dapat diunduh melalui menu Riwayat Pesanan di dashboard akun Anda. Pilih pesanan yang dimaksud, lalu klik tombol "Unduh Invoice".
Pengiriman & Pelacakan
Ongkos kirim dihitung secara otomatis berdasarkan berat/dimensi produk, kota asal (gudang vendor), dan kota tujuan pengiriman. Anda dapat melihat estimasi ongkos kirim pada halaman checkout sebelum melakukan pembayaran.
Ardindo bekerja sama dengan berbagai kurir pengiriman nasional melalui integrasi RajaOngkir. Pilihan kurir yang tersedia dapat berbeda tergantung lokasi vendor dan tujuan pengiriman.
Estimasi waktu pengiriman ditampilkan saat pemilihan kurir di halaman checkout. Waktu pengiriman bervariasi tergantung kurir, layanan (reguler, ekspres), dan jarak pengiriman. Estimasi tidak termasuk hari proses pesanan oleh vendor.
Setelah vendor mengirimkan pesanan dan memasukkan nomor resi, Anda dapat melacak paket melalui menu Riwayat Pesanan. Pilih pesanan yang ingin dilacak, lalu klik tombol "Lacak Paket". Informasi status pengiriman akan ditampilkan secara real-time.
Pertama, periksa status pelacakan paket Anda. Jika status pengiriman tidak berubah lebih dari 3 hari kerja atau paket dinyatakan hilang, segera hubungi layanan pelanggan Ardindo dengan menyertakan nomor pesanan dan nomor resi pengiriman.
Pembatalan, Komplain & Retur
Pembatalan setelah pembayaran hanya dapat dilakukan selama pesanan belum diproses oleh vendor. Setelah vendor memproses pesanan, pembatalan harus melalui persetujuan vendor. Untuk pengadaan pemerintah, pembatalan juga mungkin memerlukan proses administratif tambahan.
Pembatalan dapat diajukan dalam waktu 1×24 jam setelah pembayaran dikonfirmasi, selama vendor belum memproses pesanan. Setelah melewati batas waktu tersebut, pembatalan akan diproses sesuai kebijakan vendor yang bersangkutan.
Buka halaman detail pesanan di dashboard Anda, lalu klik tombol "Ajukan Komplain". Sertakan deskripsi masalah dan foto bukti. Tim Ardindo akan memediasi antara Anda dan vendor untuk menemukan solusi terbaik. Untuk pengaduan resmi, kunjungi halaman Kontak Pengaduan kami.
Setelah komplain disetujui, proses pengembalian dana memerlukan waktu 3–7 hari kerja tergantung metode pembayaran awal. Dana akan dikembalikan ke rekening atau metode pembayaran yang sama dengan yang digunakan saat transaksi.
Menjadi Vendor/Mitra
Klik tombol "Daftar Mitra" di halaman utama atau footer. Isi formulir pendaftaran vendor dengan data perusahaan yang lengkap dan valid. Setelah mendaftar, akun Anda akan menjalani proses verifikasi KYC sebelum dapat aktif berjualan.
Persyaratan umum meliputi: badan usaha resmi (PT, CV, atau UD), memiliki NPWP aktif, memiliki rekening bank atas nama perusahaan, dan dokumen legalitas usaha yang masih berlaku. Persyaratan lengkap dapat berbeda tergantung kategori produk/jasa yang ditawarkan.
KYC (Know Your Customer) adalah proses verifikasi identitas dan legalitas vendor untuk memastikan bahwa setiap mitra yang berjualan di Ardindo adalah entitas bisnis yang sah dan dapat dipercaya. Proses ini melindungi instansi pemerintah dari risiko penipuan dan memastikan kepatuhan regulasi.
Proses verifikasi KYC biasanya memerlukan waktu 1–3 hari kerja setelah seluruh dokumen yang diperlukan diterima dengan lengkap dan benar. Anda akan mendapatkan notifikasi melalui email setelah proses verifikasi selesai.
Ardindo menerapkan biaya komisi untuk setiap transaksi yang berhasil. Besaran komisi dapat berbeda tergantung kategori produk dan kebijakan platform yang berlaku. Informasi detail mengenai komisi akan disampaikan pada saat proses pendaftaran vendor.
Pajak & Faktur
PKP (Pengusaha Kena Pajak) adalah vendor yang telah dikukuhkan sebagai PKP oleh Dirjen Pajak dan wajib memungut PPN. Vendor PKP dapat menerbitkan Faktur Pajak resmi. Vendor non-PKP tidak memungut PPN dan tidak dapat menerbitkan Faktur Pajak. Status PKP vendor ditampilkan di halaman toko mereka.
Tampilan harga tergantung pada pengaturan masing-masing vendor. Beberapa vendor menampilkan harga sudah termasuk PPN, sementara yang lain belum. Detail harga termasuk atau tidak termasuk PPN akan ditampilkan secara jelas di halaman checkout sebelum Anda melakukan pembayaran.
Untuk vendor PKP, faktur pajak dapat diunduh melalui menu Riwayat Pesanan setelah transaksi selesai. Jika faktur pajak belum tersedia, hubungi vendor yang bersangkutan atau layanan pelanggan Ardindo.
Request for Quotation (RFQ)
RFQ (Request for Quotation) adalah fitur permintaan penawaran harga dari beberapa vendor sekaligus. PP (Pejabat Pengadaan) membuat RFQ berisi daftar barang/jasa yang dibutuhkan, mengundang vendor terpilih, lalu membandingkan penawaran untuk memilih pemenang. RFQ cocok untuk pengadaan ≥ Rp 50 juta yang butuh perbandingan harga formal antar penyedia.
Negosiasi keranjang dilakukan dengan satu vendor untuk produk tertentu yang sudah ditambahkan ke cart. RFQ mengundang banyak vendor sekaligus untuk mengajukan penawaran terhadap daftar kebutuhan yang sama, sehingga PP bisa melakukan perbandingan harga & spesifikasi secara setara. RFQ juga memiliki batas waktu (deadline) penawaran.
1) PP membuat RFQ (judul, deskripsi, deadline). 2) PP menambahkan item kebutuhan & mengundang vendor. 3) PP mempublikasikan RFQ — vendor menerima undangan. 4) Vendor mengajukan penawaran sebelum deadline. 5) PP memulai evaluasi & memilih pemenang. 6) RFQ yang sudah ditetapkan (awarded) bisa dikonversi otomatis menjadi paket pengadaan untuk diteruskan ke PPK.
Saat PP mengundang toko Anda, undangan akan muncul di menu RFQ pada dasbor vendor. Anda dapat melihat detail kebutuhan, mengajukan penawaran harga per item beserta estimasi pengiriman, menyimpan sebagai draf, atau mengirim penawaran resmi. Anda juga bisa menolak undangan jika tidak ingin berpartisipasi.
Selama RFQ masih dalam status "Dipublikasikan" dan belum lewat deadline, Anda dapat menarik penawaran (withdraw) lalu mengirim ulang dengan harga yang sudah direvisi. Setelah PP memulai evaluasi atau deadline terlewati, penawaran tidak bisa lagi diubah.
PP melihat matriks perbandingan otomatis yang menampilkan harga setiap item dari semua vendor yang mengajukan penawaran. Harga terendah per item disorot otomatis untuk membantu evaluasi. PP dapat mempertimbangkan harga total, masa berlaku penawaran, estimasi pengiriman, serta rekam jejak vendor sebelum menetapkan pemenang.
RFQ yang sudah ditetapkan dapat dikonversi menjadi paket pengadaan. PP mengisi data instansi, pengiriman, dan mekanisme pembayaran (UP atau LS), kemudian paket diteruskan ke PPK untuk persetujuan. Vendor pemenang akan menerima notifikasi & melanjutkan ke alur pengadaan reguler.
Analitik Belanja
Analitik Belanja adalah dasbor laporan yang memvisualisasikan total realisasi belanja pengadaan dalam periode tertentu. Anda bisa melihat tren bulanan, distribusi belanja per kategori, vendor terbesar (top spend), serta status pembayaran. Cocok untuk monitoring anggaran dan pelaporan internal.
Fitur ini tersedia untuk pengguna PP, PPK, dan Bendahara di lingkungan satker masing-masing. Data yang ditampilkan hanya transaksi yang relevan dengan role & satker pengguna, sesuai prinsip data ownership.
Di halaman Analitik Belanja terdapat tombol "Export". Anda dapat memilih format CSV atau PDF berdasarkan rentang tanggal yang sedang ditampilkan. Hasil ekspor mencakup ringkasan total, breakdown per kategori, dan daftar transaksi.
Ya. Setiap transaksi pengadaan yang sudah dikonfirmasi & dibayar akan langsung tercermin di dasbor analitik. Tidak ada batch processing — data ditarik live dari basis data transaksi.
Gunakan filter di bagian atas halaman Analitik Belanja: rentang tanggal, kategori produk, vendor, status pembayaran, dan mekanisme pembayaran (UP/LS). Filter bisa dikombinasikan untuk analisis yang lebih spesifik.
Skor Kinerja Vendor
Vendor Scorecard adalah sistem penilaian otomatis terhadap performa vendor berdasarkan riwayat transaksi mereka di platform. Skor mencakup ketepatan waktu pengiriman, kualitas barang, responsivitas, dan rekam jejak pembatalan. Berguna sebagai pertimbangan saat PP mengundang vendor ke RFQ atau melakukan pembelian.
Skor dihitung dari beberapa komponen: (1) persentase pengiriman tepat waktu, (2) rating ulasan dari pembeli, (3) tingkat penyelesaian pesanan, (4) tingkat pembatalan, (5) lama waktu respons negosiasi. Sistem memberikan bobot pada masing-masing komponen lalu menghasilkan skor 0–100 dan grade (A/B/C/D).
Sebagai PP, skor vendor terlihat di halaman detail vendor, daftar vendor saat mengundang ke RFQ, serta dasbor analitik vendor. Sebagai vendor, Anda bisa memantau skor toko Anda sendiri di dasbor vendor untuk mengetahui area yang perlu ditingkatkan.
Skor tidak otomatis memblokir vendor dari RFQ — keputusan tetap di tangan PP. Namun vendor dengan skor rendah (grade D atau di bawah ambang batas tertentu) mungkin kurang diprioritaskan saat PP mengundang ke RFQ. Vendor disarankan menjaga ketepatan pengiriman & responsivitas untuk mempertahankan skor baik.
Secara default sistem menggunakan transaksi 12 bulan terakhir agar mencerminkan performa terkini. Transaksi yang sudah dibatalkan oleh pembeli tanpa kesalahan vendor tidak dimasukkan ke perhitungan skor.
Fokus pada: (1) pengiriman tepat waktu sesuai estimasi yang Anda berikan, (2) jaga kualitas barang agar sesuai dengan spesifikasi, (3) responsif menjawab negosiasi & RFQ, (4) hindari membatalkan pesanan setelah konfirmasi, (5) pastikan stok yang ditampilkan akurat.
Keamanan & Privasi
Ya. Ardindo menerapkan standar keamanan data yang ketat, termasuk enkripsi SSL/TLS untuk semua komunikasi data, penyimpanan data yang aman, dan pembatasan akses berdasarkan peran pengguna. Kami berkomitmen untuk melindungi privasi dan keamanan data seluruh pengguna sesuai peraturan perlindungan data yang berlaku.
Tidak. Ardindo tidak menyimpan informasi kartu kredit/debit atau data rekening bank secara langsung. Proses pembayaran ditangani sepenuhnya oleh penyedia layanan pembayaran berlisensi (payment gateway) yang sudah tersertifikasi keamanannya.
Untuk menghapus akun, hubungi layanan pelanggan Ardindo melalui halaman Kontak atau email resmi. Tim kami akan memproses permintaan penghapusan akun sesuai prosedur yang berlaku. Perlu diketahui bahwa data transaksi yang sudah selesai mungkin tetap disimpan sesuai ketentuan hukum dan regulasi yang berlaku.
Masih punya pertanyaan? Tim kami siap membantu Anda.
Hubungi Kami